Stand: 15.05.2026.
1. Verantwortlicher
Schule-Organisation
Technische Umsetzung und Betreuung durch Christoph Abraham
E-Mail:
info@schule-organisation.de
2. Zweck der Verarbeitung
Diese Schulsoftware dient der Organisation schulischer Abläufe und Kommunikationsprozesse. Je nach freigeschaltetem Bereich werden insbesondere Anmeldungen, Rollen und Berechtigungen, Termin- und Verwaltungsdaten, Dateiuploads, interne Mitteilungen sowie fachbezogene Arbeitsstände verarbeitet.
3. Rechtsgrundlagen
Die Verarbeitung erfolgt je nach Funktion insbesondere auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO in Verbindung mit den jeweils einschlägigen schulrechtlichen Vorschriften. Soweit gesetzliche Aufbewahrungs- oder Nachweispflichten bestehen, kann die Verarbeitung zusätzlich auf Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO beruhen. Soweit freiwillige Angaben verarbeitet werden oder besondere Funktionen nur mit Ihrer Zustimmung genutzt werden, erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.
4. Verarbeitete Daten
Bei der Nutzung der Schulsoftware können insbesondere folgende Daten verarbeitet werden:
- Stammdaten wie Name, schulische Zuordnung, Kürzel, E-Mail-Adresse und Rollen
- Anmelde- und Authentifizierungsdaten, insbesondere im Zusammenhang mit dem IServ-Login
- Nutzungs- und Protokolldaten wie Zeitpunkt des Zugriffs, technische Browserdaten und Session-Informationen
- Inhaltsdaten aus den jeweils genutzten Modulen, zum Beispiel Beurlaubungen, Notizen, Chatverläufe, Terminbuchungen oder Dateianhänge
- Kommunikationsdaten im Rahmen automatisierter E-Mails oder Fehlermeldungen
5. Anmeldung über IServ
Für die Anmeldung wird ein Single-Sign-On-Verfahren über IServ genutzt. Nach erfolgreicher Anmeldung werden die für die Berechtigungsprüfung und die Nutzung der Schulsoftware erforderlichen Informationen verarbeitet, insbesondere E-Mail-Adresse, Kennung, Rollen- und Gruppenzuordnungen. Die eigentliche Authentifizierung erfolgt über IServ.
6. Cookies und technische Speicherung
Die Anwendung verwendet technisch erforderliche Session-Daten, damit Anmeldungen, Sicherheitsfunktionen und die Navigation innerhalb der Anwendung möglich sind. Wenn die Funktion „Auf diesem Gerät angemeldet bleiben“ genutzt wird, wird zusätzlich ein dauerhaftes Wiedererkennungs-Token gespeichert, damit eine erneute Anmeldung auf demselben Gerät vereinfacht werden kann.
7. Empfänger personenbezogener Daten
Empfänger sind nur Stellen, die diese Daten zur Erfüllung ihrer Aufgaben benötigen. Dazu können insbesondere Administratorinnen und Administratoren der Anwendung, schulische Funktionsstellen, technisch eingebundene Authentifizierungsdienste wie IServ, eingesetzte Maildienste sowie Hosting- oder IT-Dienstleister im Rahmen einer Auftragsverarbeitung gehören.
8. Hosting und externe Ressourcen
Die Anwendung wird auf schulischer Serverinfrastruktur oder bei einem technischen Hosting-Dienstleister in Deutschland betrieben. Beim Aufruf einzelner Seiten können technisch notwendige Server-Logdaten verarbeitet werden. Soweit einzelne Seiten externe Bibliotheken oder Inhalte von Drittanbietern einbinden, können dabei technische Verbindungsdaten wie IP-Adresse, Browserdaten und Zeitpunkt des Abrufs an diese Anbieter übermittelt werden.
9. Speicherort und Drittlandübermittlung
Die Verarbeitung und Speicherung personenbezogener Daten erfolgt grundsätzlich in Deutschland. Eine Übermittlung personenbezogener Daten in Staaten außerhalb der Europäischen Union oder des Europäischen Wirtschaftsraums ist derzeit nicht vorgesehen.
10. Speicherdauer
Personenbezogene Daten werden nur so lange gespeichert, wie dies für die jeweiligen organisatorischen, schulischen oder rechtlichen Zwecke erforderlich ist. Anschließend werden sie gelöscht oder gesperrt, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen. Für einzelne Module können abweichende Aufbewahrungsfristen gelten.
11. Ihre Rechte
Sie haben im Rahmen der gesetzlichen Voraussetzungen insbesondere folgende Rechte:
- Recht auf Auskunft nach Art. 15 DSGVO
- Recht auf Berichtigung nach Art. 16 DSGVO
- Recht auf Löschung nach Art. 17 DSGVO
- Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach Art. 18 DSGVO
- Recht auf Datenübertragbarkeit nach Art. 20 DSGVO, soweit anwendbar
- Recht auf Widerspruch nach Art. 21 DSGVO
- Recht auf Widerruf einer erteilten Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft
Betroffene Personen können jederzeit die Löschung ihrer personenbezogenen Daten beantragen, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten, schulrechtlichen Vorgaben oder sonstigen vorrangigen Gründe einer Löschung entgegenstehen.
12. Beschwerderecht
Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gegen Datenschutzrecht verstößt. Zuständig ist in der Regel die für die Schule zuständige Landesdatenschutzaufsichtsbehörde.